Gestión de archivos

La gestión de archivos se lleva a cabo con base en la estructura de carpetas del administrador documental de VIRCORE WEB. Dentro de cada proyecto el módulo Administrador de documentos, o gestor documental, alberga la totalidad de ficheros de cada proyecto y se organiza de forma jerárquica por medio de contenedores o carpetas padre, y su contenido o elementos hijo.

Carpetas

Crear una carpeta

Para crear una carpeta desde el gestor documental se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Hacer clic en el botón Nuevo y seleccionar la opción Carpeta.
3. Introducir el Nombre y la Descripción (opcional) para la nueva carpeta.
4. Hacer clic en OK.

Para crear una carpeta dentro de la carpeta padre se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta contenedora.
3. En la pantalla que muestra el contenido de la carpeta, seleccionar Nuevo > Carpeta.
4. Introducir el Nombre y la Descripción (opcional) para la nueva carpeta.
5. Hacer clic en OK.

Editar una carpeta

Para editar una carpeta se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta deseada, hacer clic en el icono del menú ubicado en el extremo derecho del nombre de la carpeta y elegir la opción Editar carpeta.
3. Modificar la información necesaria.
4. Hacer clic en OK.

Mover una carpeta

Para mover una carpeta se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta, hacer clic en el icono del menú ubicado en el extremo derecho del nombre de la carpeta y elegir la opción Mover a otra ubicación.
3. En la ventana emergente, seleccionar el botón superior Mover dentro del proyecto o Mover a otro proyecto según corresponda.
4. En la estructura de carpetas, elegir la carpeta contenedora deseada.
5. Hacer clic en Mover.

Warning

La funcionalidad de mover carpetas a otros proyectos se encuentra habilitada únicamente para usuarios con permisos de administrador.

Info

Al mover una carpeta dentro del mismo proyecto, todo el contenido de la misma será de igual forma trasladado a la nueva ubicación.

Borrar una carpeta

Para borrar una carpeta se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta, hacer clic en el icono del menú ubicado en el extremo derecho del nombre de la carpeta y elegir la opción Eliminar carpeta.
3. Confirmar haciendo clic en Sí, eliminar.

Consultar permisos de usuarios en una carpeta

Para consultar el listado de usuarios y sus permisos asociados a una carpeta se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta, hacer clic en el icono del menú ubicado en el extremo derecho del nombre de la carpeta y elegir la opción Ver permisos.
3. Se abrirá una ventana emergente mostrando el listado de usuarios, si tienen permisos de visualización, edición o revisión, así como la organización de la que forman parte.

Archivos

Cargar un archivo

Existen dos modalidades para cargar un fichero en VIRCORE WEB, cuyo procedimiento se detalla a continuación:

Para cargar el fichero directamente en una carpeta se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta contenedora.
3. En la pantalla donde se muestra la carpeta y su contenido, seleccionar Nuevo > Archivo.
4. Se abrirá una ventana emergente de búsqueda, seleccionar el fichero en su ubicación local y hacer clic en Abrir.

Para arrastrar directamente desde el equipo local se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta contenedora.
3. Arrastrar el fichero desde el equipo hacia la carpeta correspondiente en VIRCORE WEB.

Descargar un archivo

Para descargar un fichero se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Ubicar el archivo dentro de la estructura de carpetas.
3. Seleccionar el fichero a descargar, hacer clic en el icono del menú ubicado en el extremo derecho del nombre de la carpeta y elegir la opción Descargar.

Info

También es posible acceder a las opciones del fichero dando clic derecho directamente sobre el nombre.

Mover un archivo

Para mover un fichero se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar el fichero, hacer clic derecho y elegir Mover a otra ubicación.
3. En la ventana emergente se mostrará la estructura de carpetas. Seleccionar la carpeta deseada y dar clic en Mover.

Borrar un archivo

Para borrar un fichero se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta contenedora, hacer clic derecho y elegir Eliminar carpeta.
3. Confirmar la acción haciendo clic en Sí, eliminar.

Warning

En general, el tamaño de los ficheros está limitado a 1 GB para su gestión en VIRCORE WEB. Si se desea subir o descargar un archivo de mayor tamaño, es necesario hacerlo directamente en VIRCORE ESCRITORIO.

Gestionar múltiples archivos

Para gestionar más de un fichero a la vez, ya sea mover, eliminar o notificar, se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta contenedora y ubicar el icono Selección múltiple ubicado en la esquina superior izquierda del listado de ficheros, dar clic sobre el icono para activar la funcionalidad.
3. Unas casillas azules de selección múltiple serán ahora visibles, así como los botones de Notificar, Mover y Eliminar.
4. Marcar con las casillas todos los ficheros que se desean gestionar.
5. Dar clic en el botón de Notificar, Mover o Eliminar, según la acción deseada.
6. Se abrirá una ventana emergente con la información correspondiente.
7. Para confirmar, dar clic en el botón Notificar, Mover o Eliminar, según corresponda.

Versiones

Cargar una versión

La carga de versiones permite subir archivos en diferentes formatos. Existen dos métodos para cargar una nueva versión de un fichero en VIRCORE WEB.

Para cargar la versión desde la carpeta se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta contenedora.
3. Hacer clic derecho sobre el fichero correspondiente y seleccionar Subir versión.
4. En la ventana de equipo que se abre, seleccionar el fichero y hacer clic en Abrir.

Para arrastrar directamente desde el equipo se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos.
2. Seleccionar la carpeta contenedora.
3. Arrastrar el fichero desde el equipo directamente sobre el fichero existente en VIRCORE WEB, al que se le desea añadir una nueva versión.

Descargar una versión

Para descargar una versión se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el Administrador de documentos ir a la pestaña Documentos y ubicar el archivo deseado.
2. Hacer clic sobre el icono con el número o código de la versión.
3. En la ventana que aparece, hacer clic derecho o dar clic sobre el icono del menú en la versión deseada y seleccionar la opción Descargar.

Info

En el listado de ficheros, al lado izquierdo del nombre aparece el icono de la versión original, y al lado derecho del nombre de versión aparece el icono correspondiente al formato de la última versión almacenada.

Borrar una versión

Warning

Actualmente no se permite la eliminación de una versión de fichero desde VIRCORE WEB.