Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo permiten notificar o solicitar una acción sobre un fichero o una versión a una selección de usuarios.

Notificación, revisión y aprobación

Para realizar una notificación, se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el gestor documental ir a [Proyecto] > [Carpeta] > [Fichero].

2. Seleccionar el fichero, hacer clic derecho y elegir Notificar.

   Info

   Para notificar acerca de una versión específica, hacer clic sobre el icono de información de la versión del fichero, hacer clic derecho y seleccionar Notificar.

3. En la ventana que aparece, se debe completar la siguiente información:

   • Tipo de notificación: existen tres tipos de notificación:

     • Notificar sobre el documento: se informa a los usuarios seleccionados sobre el documento.
     • Solicitar revisión: se informa y solicita revisión. El usuario podrá aprobar o rechazar, indicando en este último caso la razón.
     • Solicitar aprobación: se informa y solicita aprobación. El usuario podrá aceptar o rechazar, también con posibilidad de incluir una justificación.

   • (Opcional) Notificar vía email: es posible activar la opción para que los usuarios reciban una notificación por correo electrónico.

   • (Opcional) Comentarios: es posible añadir observaciones o mensajes adicionales que acompañen la notificación.
   • Personas: seleccionar los usuarios específicos que recibirán la notificación.
   • Roles: también es posible seleccionar un rol determinado. Todos los usuarios con ese rol asignado recibirán la notificación.

Info

El icono de campana ubicado en el menú superior mostrará un punto naranja cuando se reciba una notificación pendiente de revisión.

Búsqueda de archivos mediante correos de notificaciones

Cuando se recibe una notificación por correo electrónico, esta incluye el enlace directo del documento, lo cual permite localizar el archivo en la plataforma de forma directa.

Para acceder al archivo directamente a través de VIRCORE WEB, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el enlace presente en el correo electrónico, identificado como Abrir con Vircore Web.
2. Acceder al servidor correspondiente utilizando las credenciales personales. La información del servidor se encuentra en el correo, específicamente en el campo Servidor Servidor.
3. El navegador abrirá directamente la ubicación del fichero, mostrando una ventana emergente con su información principal (ID, Extensión, Nombre, Versión y Carpeta), junto con un menú de tres puntos en la parte superior que permite Visualizar o Descargar el fichero.