Gestión de archivos

La gestión de archivos se lleva a cabo con base en la estructura de carpetas del explorador de VIRCORE escritorio.

Dentro de cada proyecto el módulo Documents, o gestor documental, alberga la totalidad de ficheros de cada proyecto y se organiza de forma jerárquica por medio de contenedores o carpetas padre, y su contenido o elementos hijo.

Carpetas

Crear una carpeta

Existen dos modalidades para la creación de una estructura de carpetas: autómatica y manual.

• Automática: consiste en arrastrar una carpeta, o la estructura de carpetas, preexistente desde el equipo local hacia la carpeta padre seleccionada en el gestor documental.
• Manual: se debe seleccionar una carpeta padre dentro de la estructura existente, hacer clic derecho y elegir la opción Nueva carpeta...

Warning

Las carpetas raíz o de primer nivel de proyecto no admiten crear carpetas por encima, ni ser borradas. En caso necesario, se debe contactar con el Jefe de proyecto o con el equipo de Soporte Técnico para proceder con su eliminación.

Carpetas favoritas

La opción de Favoritos permite añadir carpetas y facilitar su acceso directo.

Para añadir una carpeta a favoritos se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta].

2. Clic derecho y seleccionar Añadir a favoritos.

   Info

   Clic en Favoritos para desplegar el menú y acceder a las carpetas seleccionadas.

Mover múltiples carpetas en un proyecto

Para mover varias carpetas simultáneamente dentro de un mismo proyecto se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > Documents > [Carpeta].
2. En la parte derecha de la ventana seleccionar las carpetas a mover marcando la primera columna, indicada con una flecha.
3. Realizar "drag and drop", es decir, clic y arrastrar las carpetas hasta la nueva carpeta ubicada en el Explorador.

Descargar carpeta y su contenido

Para descargar una estructura de carpetas, incluyendo los ficheros contenidos, se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta].
2. Clic derecho y seleccionar Exportar documentos...

3. En la ventana que aparece se puede optar por Descargar todas las versiones o por Incluir la versión en el nombre del fichero.

   Warning

   Si no se selecciona la opción Descargar todas las versiones, únicamente se descargará la última versión del archivo.

4. Hacer clic en Iniciar.

5. Seleccionar la carpeta de destino en el equipo y clic Aceptar.
6. Un mensaje emergente indicará cuando la operación haya finalizado.
7. Cerrar la ventana de exportación de documentos.

Eliminar múltiples carpetas en un proyecto

Para eliminar carpetas de forma masiva en un mismo proyecto se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > Documents > [Carpeta].
2. En la parte derecha de la ventana seleccionar las carpetas a eliminar, marcando la primera columna indicada con una flecha.
3. Clic derecho y seleccionar Eliminar.
4. Hacer clic en Sí para confirmar.

Archivos

Cargar un archivo

Es posible cargar ficheros de cualquier formato en VIRCORE, asegurándose previamente de que el archivo esté cerrado en cualquier aplicación de edición o visualización, en caso contrario se mostrará un mensaje de error.

Para cargar ficheros se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta].
2. Clic derecho y seleccionar Cargar documentos...
3. En la ventana que aparece seleccionar los documentos en el equipo y clic en Abrir.

Info

También es posible subir un documento utilizando la función "drag and drop": seleccionándolo y arrastrándolo desde el equipo hacia la carpeta correspondiente en el Explorador.

Descargar un archivo

Para descargar un archivo de forma individual se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Archivo].
2. Clic derecho y seleccionar Descargar.
3. En la ventana que aparece seleccionar la carpeta de destino en el equipo y clic Aceptar.

Info

Con este método el archivo descargado corresponde a la versión más reciente del fichero. Para descargar una versión en particular consultar el apartado de versiones.

Visualizar un archivo

VIRCORE ESCRITORIO permite visualizar los documentos de forma local en el equipo del usuario, realizando una descarga en el directorio denominado Vircore, creado automáticamente en el equipo (Ubicado en "C:Documentos"), donde se almacenan todas las descargas generadas durante el uso de la plataforma.

Warning

Los cambios realizados de forma local en un archivo no se verán reflejados en VIRCORE automáticamente. Para que el resto de usuarios pueda consultar el documento actualizado, es necesario cargarlo como una nueva versión.

Para visualizar un documento se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Archivo].
2. Clic derecho y seleccionar Abrir.

Info

Con este método el archivo visualizado corresponde a la versión más reciente del fichero. Para visualizar una versión en particular consultar el apartado de versiones.

Buscar un archivo

VIRCORE escritorio permite cuatro modos de búsqueda de documentos:

• A través del enlace indicado en el correo de notificación..
• Seleccionando la opción Find in Explorer del Grid de documentos.
• En el menú lateral Linked Items.
• Utilizando el buscador avanzado.

Asimismo, es posible identificar la ubicación de un archivo en la estructura general de carpetas seleccionando la opción Find in Explorer. Automáticamente el archivo es localizado en la ubicación origen del mismo, dentro de la estructura general de carpetas.

Ventana de búsqueda avanzada de documentos

El buscador avanzado permite realizar búsquedas más definidas mediante el uso de diversos campos de filtrado.

Para acceder al buscador avanzado se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > Documents.

   Tip

   El buscador avanzado permite realizar búsquedas más definidas mediante el uso de diversos campos de filtrado o seleccionando Documents y presionando CTRL + F.

2. Clic derecho y seleccionar Buscar documentos.

3. En la ventana que aparece se pueden configurar numerosos filtros en cada pestaña:

   • Documento: los campos permiten filtrar por las diferentes características del documento.
   • Última versión: los campos permiten filtrar por las diferentes características de la última versión de un documento.
   • Personas: los campos permiten filtrar por diferentes acciones y las personas con permisos para ello.
   • Fechas: los campos permiten filtrar por acciones y ratio de fechas.
   • Metadata: se pueden seleccionar múltiples campos para el filtrado, seleccionando la Propiedad y el botón de la Flecha verde. Una vez añadido, seleccionar el valor para esa propiedad.

   Info

   Es posible seleccionar múltiples opciones en cada pestaña y combinar los filtros entre ellas.

4. Una vez seleccionados los parámetros, en el menú de herramientas se debe hacer clic en el icono Buscador de documentos o presionar la tecla Intro en el teclado.

   Info

   Para eliminar los parámetros definidos seleccionar la opción Limpiar criterios en el menú de herramientas.

5. Los documentos que cumplan con los criterios de búsqueda se mostrarán en la parte izquierda de la ventana.

   Los iconos de la barra de herramientas son:

   

   • Buscar documento
   • Abrir documento
   • Abrir propiedades del documento
   • Encontrar en el explorer
   • Descargar documento
   • Exportar listado a excel
   • Eliminar criterios de búsqueda
   • Ruta del documento

Generar enlace a un archivo

La generación de un enlace tiene como finalidad generar un acceso directo a un archivo.

Para generar el enlace de un archivo se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Archivo].
2. Clic derecho y seleccionar Copiar Link.

3. En la ventana que aparece se muestran dos pestañas.

   • Web: generar el link para acceder al archivo en la versión WEB de VIRCORE.
   • Desktop: generar el link para acceder al archivo en la versión DESKTOP de VIRCORE.

4. Seleccionar la opción deseada y hacer clic en Copy.

5. En ambos casos se debe acceder al navegador web y pegar la URL.
6. Iniciar sesión en el servidor correspondiente.
7. El sistema redirigirá al usuario directamente al archivo en específico. En el caso particular de VIRCORE ESCRITORIO se abrirá el archivo para poder pre-visualizarlo.

Bloquear un archivo

El bloqueo de un archivo tiene como finalidad informar a otros usuarios de que se están realizando modificaciones.

Info

El bloqueo es meramente de carácter informativo, no limita de ningún modo el acceso y/o gestión del fichero.

Para bloquear un archivo se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Archivo].
2. Clic derecho y seleccionar Añadir candado.
3. Se mostrará un icono de candado amarillo junto al nombre del documento.

Info

Para desbloquear el documento repetir el procedimiento y seleccionar Eliminar candado.

Eliminar un archivo

Para eliminar un archivo se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > Documents > [Carpeta] > [Archivo].
2. Clic derecho y seleccionar Eliminar documento.
3. Hacer clic en Sí para confirmar.

Eliminar múltiples archivos

Para eliminar archivos de forma masiva se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > Documents > [Carpeta].
2. En la parte derecha de la ventana seleccionar los documentos a borrar, haciendo clic en la primera columna, donde se muestra la flecha.
3. Clic derecho y seleccionar Eliminar documento.
4. Hacer clic en Sí para confirmar.

Mover múltiples archivos entre carpetas

Para mover múltiples archivos entre carpetas de un mismo proyecto se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > Documents > [Carpeta].
2. En la parte derecha de la ventana seleccionar los documentos a mover, haciendo clic en la primera columna, donde se muestra la flecha.
3. Arrastrar los archivos hacia la carpeta de destino ubicada en el Explorador, utilizando la función "drag and drop".

Versiones

Cargar una versión

La carga de versiones permite subir archivos conforme se actualizan y en diferentes formatos.

Para cargar una nueva versión se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Archivo].
2. Clic derecho y seleccionar Subir nueva versión.
3. En la ventana que aparece seleccionar los documentos en el equipo y clic en Abrir.

Info

También se puede arrastrar directamente el archivo desde el equipo local a la ubicación del documento en el explorador de VIRCORE.

Descargar una versión

Para descargar una versión en específico se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Archivo] > [Versión].
2. Clic derecho y seleccionar Descargar.
3. En la ventana que aparece seleccionar la carpeta de destino en el equipo y clic en Aceptar.

Visualizar una versión

Para visualizar una versión en específico se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Archivo] > [Versión].
2. Clic derecho y seleccionar Abrir.

Eliminar una versión

Para eliminar una versión se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > Documents > [Carpeta] > [Archivo].
2. Clic derecho y seleccionar Propiedades.
3. En la ventana que aparece seleccionar la pestaña Versiones.
4. Seleccionar la versión a eliminar y hacer clic en el icono X del menú de herramientas.
5. Hacer clic en Sí para confirmar.