Gestión de roles y permisos¶
La gestión de roles y permisos permite administrar de manera eficiente los accesos y acciones de los usuarios dentro de los proyectos, mediante la asignación de Roles de proyecto, los cuales incluyen un conjunto específico de Permisos asociados.
Warning
Únicamente los usuarios con permisos avanzados tienen capacidad para crear nuevos usuarios y asignarles roles de proyecto.
Personas y organizaciones¶
El acceso a VIRCORE se administra en dos niveles: Seguridad y Core. Mientras que un usuario pertenece al nivel de seguridad, una persona es su equivalente a nivel Core, es decir, a nivel de proyectos.
Antes de la creación de personas es importante definir la organización a la que pertenece, para después proceder a asignarle los permisos correspondientes a través de los roles de proyecto.
Crear una organización¶
Para crear una organización o empresa en el servidor se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Core > Configuration > Organizations.
- Clic derecho y seleccionar New organization...
-
En la ventana que aparece incluir la siguiente información:
- Code: identificador único de la persona, ya está completado previamente.
- Name: incluir el nombre de la organización.
- (Opcional) Description: incluir una descripción para la organización.
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Hacer clic en Aceptar.
Crear una persona¶
Para crear una persona se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Core > Configuration > Persons.
- Clic derecho y seleccionar New person...
-
En la pestaña General de la ventana que aparece completar la siguiente información:
- Code: identificador único de la persona, ya está completado previamente.
- Active: indicar si la persona está habilitada para acceder, aparece seleccionado por defecto.
- First Name: incluir el nombre de la persona.
- Last Name: incluir los apellidos de la persona.
- Email: incluir el email de la persona.
-
Organization: seleccionar la organización o empresa en la que trabaja la persona.
Info
En caso de que la organización no esté registrada, previamente se debe crear una organización.
-
Login: en la lista desplegable seleccionar el nombre de la persona para vincular con su usuario.
-
En la pestaña Documents arrastrar los documentos a vincular desde la carpeta que los contiene en la estructura jerárquica, desde el grid de documentos, o mediante el botón Añadir Documento. Una vez hecho esto seleccionar el tipo de documento: curriculum o certificado/título.
- En la pestaña Managers arrastrar desde el listado de personas en la estructura jerárquica o mediante el botón Añadir Persona.
- Hacer clic en Aceptar.
Ventana de búsqueda avanzada de personas¶
El buscador avanzado permite realizar búsquedas más definidas mediante el uso de diversos campos de filtrado.
Para acceder al buscador avanzado se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Core > Configuration > Persons.
- Clic derecho y seleccionar Find person.
-
En la ventana que aparece se pueden configurar numerosos filtros en cada pestaña:
-
General: los campos permiten filtrar por las diferentes propiedades de la persona.
Info
Es posible seleccionar múltiples opciones y combinar los filtros.
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-
Una vez seleccionados los parámetros presionar la tecla Intro en el teclado.
Info
Para eliminar los parámetros definidos seleccionar la opción Limpiar criterios en el menú de herramientas.
-
Las personas que cumplan con los criterios de búsqueda se mostrarán en la parte izquierda de la ventana.
Roles y permisos¶
Un rol es un perfil predefinido de permisos asociado a un proyecto al cual se pueden asignar distintos usuarios.
Info
Para crear un rol de proyecto y asignar usuarios se requieren permisos especiales a nivel de Seguridad. En caso de no contar con dichos permisos se recomienda contactar con el jefe de proyecto para que realice la gestión correspondiente.
Los permisos definen las acciones que un usuario puede realizar dentro del proyecto, según el rol asignado, y se clasifican en tres tipos:
-
Permiso de Lectura: permite consultar los ficheros cargados en aquellas carpetas a las que se tiene acceso dentro del proyecto.
-
Permiso de Edición: permite editar los archivos almacenados, incluyendo la carga de nuevos ficheros, nuevas versiones o la eliminación de los existentes, siempre dentro de las carpetas autorizadas.
-
Permiso de Validación: permite llevar a cabo acciones como notificaciones, revisiones y aprobaciones de archivos y versiones almacenadas en las carpetas habilitadas del proyecto.
Crear un rol de proyecto¶
Para crear un rol de proyecto se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Roles.
- Clic derecho y seleccionar New role...
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En la ventana que aparece incluir la siguiente información:
- Code: identificador único del rol, ya está completado previamente.
- Name: incluir el nombre del rol.
- (Opcional) Description: incluir una descripción para el rol.
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Hacer clic en Aceptar.
Asignar permisos a un rol¶
Para asignar los permisos a un rol se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Roles > [Rol].
- Clic derecho y seleccionar Edit Role Permissions...
- En la ventana que aparece seleccionar los permisos.
-
En el menú secundario de herramientas aparecen los iconos para seleccionar los permisos:
- Permiso visualización: seleccionar para editar los permisos de visualización.
- Permiso edición: seleccionar para editar los permisos de edición.
- Permiso revisión: seleccionar para editar los permisos de edición.
- Seleciona el nodo y los inferiores: seleccionar esta opción para dar permisos a una carpeta y sus subcarpetas.
- Elimina la selección del nodo y los inferiores: seleccionar esta opción para eliminar permisos a una carpeta y sus subcarpetas.
- Seleciona el nodo y la ruta superior: seleccionar esta opción para dar permisos a una carpeta, incluyendo la ruta superior para poder encontrarla.
- Guardar: seleccionar para guardar la configuración de permisos.
-
Para asignar los permisos se deben seleccionar el nombre de cada carpeta a la cual se desea conceder acceso.
Warning
Nunca seleccionar los permisos directamente en los recuadros o checkboxes, sino que deberá seleccionarse el texto y después dar clic en el icono Guardar, pues ese permiso no quedará guardado y el usuario no podrá visualizar dicha carpeta.
Incluir a una persona en un rol de proyecto¶
Para incluir a una persona en un rol de proyecto se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Roles > [Rol] > Persons.
- Clic derecho y seleccionar New person...
- En la ventana que aparece buscar a la persona por su apellido y seleccionarla.
Eliminar a una persona de un rol de proyecto¶
Para eliminar a una persona en un rol de proyecto se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Roles > [Rol] > Persons.
- Clic derecho y seleccionar Eliminar.
- Hacer clic en Sí.
Informes de auditoría¶
Con el fin de llevar un registro exhaustivo de los usuarios y sus permisos asociados en cada proyecto, VIRCORE ofrece la posibilidad de consultar una serie de informes dentro de periodos de tiempo determinados.
Informe de usuarios inactivos¶
VIRCORE permite a los usuarios con permisos de administración consultar si el resto de los usuarios no ha accedido al servidor en un determinado periodo de tiempo.
Para consultar el periodo de inactividad de los usuarios con acceso al servidor hacer lo siguiente:
- En el explorador ir a Core > Configuration > Persons.
- Clic derecho y seleccionar Show inactive users report.
- En la ventana que aparece, la cual por defecto muestra la inactividad de los últimos 30 días, escribir el periodo de días que se desea consultar.
- Hacer clic en Consultar.
Tip
Para descargar el informe generado hacer clic en el icono Excel de la esquina superior izquierda de la ventana.
Informe de roles por usuario¶
Para consultar en qué roles de proyecto está incluida una persona se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Core > Configuration > Persons.
- Clic derecho y seleccionar Show user roles report.
- En la ventana que aparece se muestra una lista desplegable para seleccionar a un determinado usuario y consultar los roles en los que está incluido.
- Hacer clic en Consultar.
Tip
Para descargar el informe generado hacer clic en el icono Excel de la esquina superior izquierda de la ventana.
Informe de permisos a carpetas¶
Para consultar qué permisos tiene una persona en cada carpeta de proyecto se deben seguir los siguientes pasos:
- En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta].
- Clic derecho y seleccionar Show persons access.
- En la ventana que aparece se muestra el listado de personas con sus roles de acceso a esa carpeta, incluyendo el tipo de permiso: leer, escribir y revisar.
Tip
Para descargar el informe generado hacer clic en el icono Excel de la esquina superior izquierda de la ventana.