Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo permiten notificar o solicitar una acción, sobre un fichero o versión, a una selección de usuarios. Estas gestiones pueden realizarse desde el Explorador o desde las propiedades del archivo (excepto en el caso de notificaciones).

Realizar una notificación

Para realizar una notificación se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Documento].

   Info

   Para notificar sobre una versión específica, acceder a Projects > Documents > [Carpeta] > [Documento] > [Versión].

2. Clic derecho y seleccionar Notificar.

   Info

   Por defecto, la notificación se envía por correo electrónico.

3. En la ventana que aparece seleccionar Notificar sobre el documento. Opcionalmente se puede añadir un comentario.

4. En la pestaña Personas clic en Selección múltiple y elegir los destinatarios, ya sea por nombre o por rol.
5. En la pestaña Documentos se muestra la información del documento a notificar. Se pueden añadir más documentos o versiones arrastrándolos desde el explorador.
6. Hacer clic en OK.

Solicitar revisiones y aprobaciones

Para realizar una solicitud de revisión o aprobación se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador, ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Documento].

   Info

   Para notificar sobre una versión específica en el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Documento] > [Versión].

2. Clic derecho y seleccionar Notificar.

   Info

   La opción de notificación por correo electrónico está activada por defecto, pero puede desactivarse si se desea.

3. En la ventana que aparece seleccionar Solicita revisión o Solicita aprobación. Opcionalmente se puede incluir un comentario.

4. En la pestaña Personas clic en Selección múltiple y seleccionar a los destinatarios, ya sea de forma nominal o por rol.
5. En la pestaña Documentos se muestra la información del documento a notificar. Se pueden añadir otros documentos o versiones adicionales arrastrándolos desde el explorador.
6. Hacer clic en OK

También es posible solicitar una revisión a través del menú de herramientas de la siguiente forma:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Documento].

   Info

   Para notificar sobre una versión específica en el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Documento] > [Versión].

2. Clic derecho y seleccionar Propiedades.

3. En la ventana que aparece seleccionar la pestaña Versiones y hacer clic en la flecha correspondiente a la versión sobre la que se desea realizar la solicitud.
4. Seleccionar el icono de revisión en el menú de herramientas.
5. En la ventana que aparece definir la siguiente información:
   • Tipo de revisión.
   • Tipo de revisor: especificar si se trata de una persona o un rol.
   • Notificar vía email: opción marcada por defecto, permite notificar por correo a los destinatarios asignados.
   • Persona: si se ha elegido persona en el campo previo, seleccionar la persona concreta encargada.
   • (Opcional) Comentarios.

Gestionar revisiones y aprobaciones

Las revisiones y aprobaciones pendientes se visualizan en el explorador en Revisiones pendientes.

Para gestionar las revisiones o aprobaciones asignadas se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Documento].
2. Clic derecho y seleccionar Notificar.
3. En la ventana que aparece seleccionar Aceptar versión o Rechazar versión.

Info

Estas acciones también pueden ejecutarse desde las propiedades del documento en la pestaña Versiones, utilizando el menú superior de herramientas.

Ventana de búsqueda avanzada de notificaciones

El buscador avanzado permite realizar búsquedas más definidas mediante el uso de diversos campos de filtrado.

Para acceder al buscador avanzado se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Core > Projects > [Proyecto] > Documents.
2. Clic derecho y seleccionar Find Notify.

3. En la ventana que aparece se pueden configurar numerosos filtros en cada pestaña:

   • Notifications: los campos permiten filtrar por las diferentes propiedades de la notificación o solicitud de revisión / aprobación.

     Info

     Es posible seleccionar múltiples opciones y combinar los filtros.

4. Una vez seleccionados los parámetros presionar la tecla Intro en el teclado.

   Info

   Para eliminar los parámetros definidos seleccionar la opción Limpiar criterios en el menú de herramientas.

5. Los registros que cumplan con los criterios de búsqueda se mostrarán en la parte izquierda de la ventana.

   Warning

   En función de los permisos otorgados, el usuario únicamente podrá visualizar las notificaciones que haya enviado o recibido.

Buscar archivos mediante correos de notificaciones

Cuando se recibe una notificación por correo electrónico, esta incluye el ID del documento, lo cual permite localizar el archivo en la plataforma mediante búsqueda directa.

Para acceder a la búsqueda de archivos mediante su ID se deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde la ventana lateral derecha de Linked items > DocID.
2. Introducir el identificador y clic Enter.
3. El explorador desplegará automáticamente las carpetas necesarias hasta localizar el archivo.

Abrir enlace a ficheros

Además del ID del documento, el correo electrónico de notificación también incluye el enlace directo al fichero en cuestión. Para abrirlo en VIRCORE escritorio se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar y seleccionar la URL en color lila que aparece después de la frase "Abrir con Microsoft Edge:", empezando por https hasta el último símbolo =, y copiar el enlace.
2. Acceder al explorador Microsoft Edge y pegar el enlace, se abrirá la pantalla de lanzamiento de VIRCORE. Dar clic en el botón Lanzar y acceder al servidor correspondiente utilizando las credenciales personales. El nombre del servidor se encuentra en el correo, específicamente en el campo Servidor.
3. El explorador abrirá directamente la ubicación del fichero en la estructura de carpetas.

Copiar enlace a ficheros

Si no se desea notificar a un usuario por email pero se requiere compartir la ruta a un documento, se puede obtener el enlace desde la estructura de carpetas del explorador siguiendo estos pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Carpeta] > [Documento].
2. Clic derecho y seleccionar Copy link.
3. En la ventana que aparece, dar clic en el botón Copy. De esta forma el enlace se copiará al portapapeles y se podrá compartir por cualquier medio.

Flujos automatizados

Los flujos automatizados consisten en una secuencia de pasos predefinidos que estructuran un flujo de trabajo.

Configurar un flujo de trabajo

Para configurar un flujo de trabajo se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Flows > New Flow...
2. En la ventana que aparece ingresar un Nombre y Descripción para el flujo.

Para configurar el paso de un flujo de trabajo se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Flows > [Carpeta] > New Step...

2. En la pestaña General de la ventana que aparece la siguiente información es necesaria:

   • Nombre del paso.
   • Tipo de paso: Aparece como Normal por defecto, pero las diferentes opciones son:
     • Primero: paso inicial del flujo de trabajo.
     • Normal: paso intermedio del flujo de trabajo.
     • Combinado: paso que incluye subpasos Hijo.
     • Child: subpaso dentro de un paso Combinado.
     • Último OK: paso final si el documento es aceptado.
     • Último NOK: paso final si el documento es rechazado
   • (Opcional) Dias: duración en días del paso.
   • Revisor: persona, rol, departamento u organización responsable del paso.
   • Siguiente paso:
     • Yes: paso siguiente en caso de cumplimiento.
     • No: paso siguiente en caso de no cumplimiento (puede implicar retroceso o rechazo del documento).

3. En la pestaña Descripción se puede detallar información adicional o una descripción del paso configurado, que permita a los demás usuarios comprender el alcance del flujo de trabajo.

Aplicar un flujo de trabajo a un fichero

Una vez se han configurado los pasos de un flujo de trabajo estos pueden aplicarse tanto a documentos como a versiones.

Para iniciar un flujo de trabajo se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Documento].

Info

En caso que se trate de una versión seguir los siguientes pasos: 1. En el explorador ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Documento] > [Versión].

1. Clic derecho y seleccionar Iniciar flujo.
2. En la ventana que aparece completar la siguiente información:
   • (Opcional) Nombre: se asigna automáticamente por defecto, pero puede personalizarse.
   • Flujo: seleccionar el flujo de trabajo a aplicar.
3. Los usuarios asociados al primer paso recibirán un email notificando sobre la acción.

Info

La carpeta Flujos, desplegada desde el archivo o versión, permite consultar toda la información y trazabilidad del flujo asociado.

Gestionar el flujo de trabajo de un fichero

Para consultar y gestionar los flujos de trabajos pendientes se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ir a Projects > [Proyecto] > Documents > [Documento] > Flow runs.
2. Clic derecho y seleccionar View Running Flows.
3. En la ventana que aparece se listan los flujos activos. En el lateral derecho el primer icono permite abrir el archivo, el segundo gestionar el archivo, confirmando su aceptación o rechazo.
4. Hacer clic en el icono Flecha.
5. Se abrirá una ventana emergente, en la pestaña Respuesta:
   • Seleccionar Aceptar o Rechazar.
   • (Opcional) Comentarios: Añadir comentarios.
6. En la pestaña General se visualiza la información general del flujo.
7. En la pestaña Documentos se pueden añadir archivos adicionales a la respuesta que quedarán vinculados al flujo.

Info

La trazabilidad del flujo puede consultarse en la carpeta Flujos del documento o la versión correspondiente.